Dysgu mwy am Bolisi Preifatrwydd Hft a’r Cwcis ar ein gwefan a chaiff eu defnyddio gan ein gwefan.
Diweddarwyd diwethaf: Mai’r 9fed 2019
Mae Ymddiriedolaeth HF Cyfyngedig (Hft) yn ymroi i ofalu caiff eich gwybodaeth bersonol ei ddefnyddio’n briodol a’i gadw’n ddiogel. Mae’r Polisi Preifatrwydd hwn yn egluro sut y byddwn yn casglu a defnyddio’ch gwybodaeth bersonol.
Bu inni geisio bod yn agored ac eglur am ein prosesau drwy’r polisi hwn yn gyfan gwbl ond os hoffech chi inni egluro unrhyw agwedd o’r wybodaeth ganlynol yn fwy trylwyr, cofiwch gysylltu gyda ni.
Caiff unrhyw wybodaeth bersonol byddwch yn ei chyflwyno drwy’r wefan hon eu rheoli gan Hft. Mae Ymddiriedolaeth HF Cyfyngedig (Hft) wedi ei gofrestru fel rheolwr data gyda’r Comisiynydd Gwybodaeth o dan gyfeirnod Z5498583.
Mae Hft yn gwmni cofrestredig yn Lloegr a Chymru gyda’r rhif cwmni 734984. Mae ein swyddfa gofrestredig yn 5/6 Brooke Office Park, Folly Brook Road, Emersons Green, Bristol, BS16 7FL.
Os oes gennych chi unrhyw ymholiadau am yr wybodaeth sydd gennym ni amdanoch chi, cysylltwch gyda’n Rheolwr Gwarchod Data ar y cyfeiriad uchod neu anfonwch e-bost at dataprotection@hft.org.uk.
Mae gwefan Hft ar ffurf WordPress, a chaiff ei gyflwyno ar weinyddion ym Mhrydain. Mae’r wefan yn berchen ar dystysgrif diogelwch SSL (Haen Socedi Diogel) sy’n gofalu bod yr wybodaeth gaiff ei drosglwyddo rhwng ein gwefan a’ch dyfais chi ei amgryptio er mwyn gofalu ei bod hi’n anodd i bobl heb awdurdod fwrw golwg ar yr wybodaeth.
Rydym yn defnyddio asiantaeth allanol o’r enw Equimedia er mwyn datblygu, cynnal a chyflwyno ein gwefan. Does dim hawl gan Equimedia fwrw golwg ar unrhyw ddata personol gaiff ei gyflwyno trwy ein gwefan.
Caiff ein hadnodd chwilio ar ein gwefan ei gynnal gan ategyn poblogaidd o’r enw Relevanssi. Caiff ymholiadau chwilio eu cadw’n anhysbys am 30 diwrnod er mwyn inni fedru gwella modd i bobl ddod o hyd i gynnwys ar ein gwefan. Ni fyddwn yn casglu cyfeiriadau IP y bobl hynny sy’n defnyddio ein hadnodd chwilio..
Pan fyddwch yn ymweld ag ein gwefan, yn cofrestru fel ymgeisydd swydd neu yn cwblhau unrhyw ffurflenni ar ein gwefan, mae’n bosib y byddwn yn gofyn ichi gyflwyno gwybodaeth amdanoch chi’ch hun.
Mae’n bosib hefyd y byddwch chi’n cyflwyno gwybodaeth bersonol inni pan fyddwch yn cysylltu gyda ni ar e-bost, ar y ffôn neu drwy anfon llythyr. Pan fyddwch yn cyflwyno gwybodaeth bersonol inni, byddwn yn ymdrîn â’r wybodaeth yn unol â’r Polisi Preifatrwydd hwn.
Caiff y data wedi’i drosglwyddo inni gennych chi drwy sawl ffurf ar ein gwefan ei warchod gan dystysgrif diogelwch SSL. Mae’n amgryptio data unrhyw ddata gaiff ei drosglwyddo er mwyn lleihau’r tebygolrwydd o ryng-doriad gan drydydd parti. Rydym yn defnyddio ategyn WordPress o’r enw Gravityforms ar gyfer ein hadnodd ffurflenni. Mae’r ategyn wedi’i gyflunio i beidio â chadw manylion ar gronfa ddata pan gân nhw eu cyflwyno gan osgoi unrhyw ddyblygiad cadw data diangen. Ni fydd Gravityforms.com yn medru gweld unrhyw ddata gaiff ei rannu drwy ffurflenni.
Oni bai eich bod chi’n defnyddio system e-bost wedi’i amgryptio, mae’n bosib na chaiff yr wybodaeth y byddwch chi’n ei hanfon atom ni ei gwarchod unwaith ichi anfon yr e-bost atom ni. Ni allwn gymryd unrhyw gyfrifoldeb am unrhyw ddata gaiff ei golli tra caiff ei drosglwyddo drwy e-bost anniogel.
Byddwn yn defnyddio gwybodaeth bersonol gennych chi neu sydd wedi’i gasglu gan Hft drwy’r wefan er y dibenion canlynol:
Gallwch ddefnyddio’r dudalen Cysylltu gyda ni ar ein gwefan i gysylltu gyda ni ynghylch unrhyw fater. Mae’r ffurflen ar y dudalen yn cynnig cyfle ichi gyflwyno eich enw, rhif ffôn cyswllt, cyfeiriad e-bost a’ch lleoliad. Rydym yn gofyn am y manylion hyn er mwyn ichi gynnig y ffurf cysylltu sydd orau gennych chi, er dydy’r un o’r manylion hyn yn ofynnol er mwyn ichi gyflwyno ffurflen.
Fel arall, gallwch hefyd gysylltu gyda ni gydag ymholiadau cyffredinol drwy ffonio, anfon llythyr neu anfon e-bost.
Pan fyddwch yn cysylltu gyda Hft, caiff eich ymholiad – gan gynnwys unrhyw ddata personol y byddwch yn ei gyflwyno – ei anfon ymlaen at yr adran sydd fwyaf addas i’ch helpu gyda’ch ymholiad. Er enghraifft, caiff ymholiadau ynghylch ceisiadau swydd eu hanfon ymlaen at ein tîm recriwtio ac unrhyw ymholiadau yn ymwneud â chyfraniadau eu hanfon ymlaen at ein hadran Codi Arian. Bydd Hft yn cadw a defnyddio’r data er mwyn ymateb i’ch ymholiad yn unig. Byddwn yn cadw cofnod gyda manylion eich ymholiad, ynghyd â’ch manylion cyswllt.
Byddwn yn cadw eich manylion personol am gyfnod o ddwy flynedd o’r dyddiad y bu inni dderbyn eich ymholiad. Os erbyn hynny, ni fu i’n hymateb i’ch ymholiad arwain at unrhyw berthynas pellach gyda Hft, byddwn yn dinistrio’ch data yn ddiogel.
Os, yn ystod ein gohebiaeth gyda chi, caiff perthynas parhaus ei sefydlu, byddwn yn cynnig gwybodaeth bellach am unrhyw wybodaeth bersonol y bydd angen inni ei brosesu, ac am faint o hyd y byddwn yn cadw’r wybodaeth.
Byddwn yn cadw’r holl ddata yn ddiogel ym Mhrydain drwy gydol y cyfnod hwn.
Gallwch gyflwyno cwyn drwy gwblhau ein ffurflen ar-lein, dros y ffôn, mewn llythyr neu wyneb yn wyneb i unrhyw aelod o staff.
Gallwch gyflwyno cwyn anhysbys a byddwn yn cofnodi ac adolygu hyn yn yr un modd ag unrhyw gŵyn arall h.y. byddwn yn cydnabod unrhyw gamgymeriadau gennym ni ac yn gwneud newidiadau lle’n briodol. Ond ni fydd modd inni roi gwybod ichi am ein newidiadau ac ati. Sylwch, bydd cyflwyno’ch cŵyn yn anhysbys yn golygu hefyd na fydd modd inni fwrw golwg ar wybodaeth gefndirol bellach gennych chi a all fod yn help inni fynd i’r afael â’ch cŵyn.
Byddwn yn cofnodi natur eich cŵyn a’ch manylion cyswllt a byddwn yn cydnabod eich cŵyn ymhen pum diwrnod gwaith. Byddwn yn cadw’r wybodaeth hon ar ein system Cwynion a Chanmoliaethau lle caiff nifer cyfyngedig o staff Hft sy’n berthnasol i’ch cŵyn fwrw golwg arno.
Os byddwn yn anfon eich cŵyn ymlaen at asiantaeth neu fudiad arall (oherwydd bod gofyn inni wneud hynny yn ôl y gyfraith neu gytundeb) byddwn yn rhoi gwybod ichi. Byddwn yn rhannu cymaint o wybodaeth â phosib am bwy fydd yn mynd i’r afael â’ch cŵyn o’r asiantaeth neu fudiad arall.
Byddwn yn rhoi gwybod ichi pwy fydd yn adolygu ac yn ymateb i’ch cŵyn, eu manylion cyswllt a’r dyddiad y byddan nhw’n ymateb ichi. Fe ddylai hyn fod ymhen 28 diwrnod wedi dyddiad eich cŵyn.
Byddwn yn cadw’ch gwybodaeth bersonol mewn man diogel am gyfnod o saith mlynedd, oni bai eich bod yn berson rydym yn ei gefnogi neu os ydy eich cŵyn ynghylch rhywun rydym yn eu cefnogi. Os hynny, byddwn yn cadw’r wybodaeth am y cyfnod y bydd Hft yn cynnig cefnogaeth ichi / y person ac wyth mlynedd arall wedi hynny (Deddf Iechyd a Gofal Cymdeithasol 2008 (Gweithgareddau Rheoleiddiedig) Rheoliadau 2014 (Rhan 3).
Hft ydy’r rheolwr data am yr wybodaeth y byddwch chi’n ei chyflwyno yn ystod y broses. Os oes gennych chi unrhyw ymholiadau am y broses neu ynghylch sut rydym yn trin eich gwybodaeth, mae croeso ichi gysylltu gyda ni ar jobs@hft.org.uk.
Mae prosesyddion data yn fudiadau trydydd parti sy’n cynnig elfennau o’n gwasanaeth recriwtio inni. Mae gennym ni gytundebau ar waith gydag ein prosesyddion data. Mae hyn yn golygu nad oes modd iddyn nhw ddefnyddio’ch gwybodaeth bersonol oni bai ein bod ni wedi dweud wrthyn nhw am wneud hynny. Ni fyddan nhw’n rhannu eich gwybodaeth bersonol gydag unrhyw fudiad heblaw amdanom ni. Byddwn yn cadw’r wybodaeth yn ddiogel am y cyfnod y byddan ni’n dweud wrthyn nhw am wneud hynny.
Rheolwyr cyflogi ac aelodai o’n tîm recriwtio fydd yn gwneud y penderfyniadau terfynol ynghylch recriwtio. Byddwn yn dwyn i ystyriaeth yr holl wybodaeth byddwn yn ei gasglu yn ystod y broses ymgeisio.
Mae modd ichi ymholi ynghylch penderfyniadau am eich cais drwy gysylltu gyda’ch person cyswllt o’n tîm recriwtio neu drwy anfon e-bost at jobs@hft.org.uk
Mae gennych chi hawliau absoliwt ynghyd â’ch hawliau cyffredinol. Dyma nhw:
Cyfeiriwch at y matrix recriwtio am fwy o fanylion Lawr lwytho’r Matrix Recriwtio
Rydym yn gweithredu o dan y sail gyfreithiol o fuddiannau cyfreithlon i anfon post atoch chi sef y diweddaraf am sut bu inni wario eich cyfraniadau, newyddlenni, gwahoddiadau i ddigwyddiadau rydym yn credu fydd o ddiddordeb ichi a chatalogau Nadolig. Rydym hefyd yn defnyddio’r sail i gynnal dadansoddiad o’n gwaith yn ymwneud â chodi arian. Byddwn bob amser yn cydbwyso eich hawliau o ran preifatrwydd yn erbyn ein buddion cyfreithiol ni ac os oes anghydbwysedd, ni fyddwn yn parhau i brosesu’ch data.
Rydym yn gweithredu o dan y sail gyfreithiol o ganiatâd inni eich ffonio ac anfon e-byst a negeseuon testun atoch chi. Gallwch wrthwynebu i’r caniatâd hwn unrhyw bryd.
Byddwn yn defnyddio gwybodaeth sydd ar gael yn gyhoeddus i adnabod unigolion fuasai gan ddiddordeb o bosib yng ngwaith Hft ac sydd â modd o gyfrannu rhodd sylweddol. Weithiau byddwn yn gofyn i fudiadau trydydd parti gynnal y gwaith ymchwil inni. Rydym bob amser yn gofalu bod y mudiadau trydydd parti hynny yn cydymffurfio gyda deddfwriaethau gwarchod data a chodi arian.
Rydym yn gweithredu o dan y sail gyfreithiol o fuddion cyfreithiol er mwyn cynnal y gwaith ymchwil hwn.
Rydym yn adolygu unrhyw ddata sydd gennym ni ar ôl chwe mis ac os nad oes buddiannau, rydym yn eu cofnodi yn anweithredol ar ein cronfa ddata ac yn gofalu na fyddwn yn cysylltu gyda chi eto. Rydym ond yn cadw gwybodaeth sylfaenol i ofalu bod hyn yn digwydd, h.y. eich enw a chyfeiriad.
Byddwn yn cyflwyno hysbysiad preifatrwydd atoch chi ac yn gofyn ichi am eich caniatâd inni gysylltu gyda chi ar y ffôn neu dros e-bost. Byddwn hefyd yn cynnig y dewis ichi ddadgofrestru rhag derbyn post gennym ni. Byddwn yn gwneud hyn ymhen un mis wedi inni gysylltu gyda chi am y tro cyntaf. Byddwn yn rhoi gwybod ichi sut bu inni dderbyn eich gwybodaeth.
Os ydych chi’n dymuno cyflwyno cyfraniad i Hft drwy ein gwefan, caiff y taliad ei brosesu’n syth bin un ai gan Rapidata (os ydych chi’n dymuno cyflwyno cyfraniadau rheolaidd), neu gan Worldpay (os ydych chi’n dewis cyfrannu unwaith yn unig).
Mae Hft yn fodlon bod mesurau diogelu data Rapidata a Worldpay yn cydymffurfio gyda chyfraith diogelu data Prydain, a chaiff y statws hwn ei adolygu’n rheolaidd.
Yn ystod y broses o gyfrannu tuag at Hft, bydd gofyn ichi gyflwyno’ch teitl, enw, cyfeiriad, rhif ffôn, statws cymorth rhodd, cyfeiriad e-bost a manylion am eich cyfrif banc. Mae’r manylion hyn yn angenrheidiol er mwyn caniatáu i’n prosesyddion taliadau brosesu eich cyfraniad(au) ac anfon e-bost o gadarnhad atoch chi (ynghyd â chopi o’r warant debyd uniongyrchol os ydych chi’n dewis cyfrannu’n rheolaidd tuag at Hft). Byddwn hefyd yn defnyddio’ch cyfeiriad i anfon newyddion a’r diweddaraf am Hft atoch chi, ynghyd â gwybodaeth ynghylch Hft Trading Ltd, oni bai eich bod yn dewis peidio derbyn gwybodaeth ar y ffurf yma.
Does dim rhaid ichi gyflwyno eich rhif ffôn ond bydd yn fodd inni fedru cysylltu gyda chi ynghylch newyddion, y diweddaraf, a/neu wybodaeth am Hft Trading Ltd, os ydych chi’n dewis derbyn manylion ac ati gennym ni yn y dull hwn.
Byddwn yn defnyddio’r wybodaeth wedi’i chyflwyno inni gan ein cyfranwyr er mwyn prosesu cyfraniadau a chynnig gwybodaeth drwy ddulliau cyfathrebu y mae’r cyfrannwyr wedi cytuno iddyn nhw. Nid ydym yn cadw manylion cardiau credyd, nac ychwaith yn rhannu manylion ein cyfrannwyr gydag unrhyw fudiadau trydydd parti oni bai am y rheiny sydd wedi’u rhestru uchod er mwyn prosesu taliadau.
Os ydych chi wedi cyflwyno taliad mewn camgymeriad, cysylltwch gydag ein hadran Gofal Cefnogwyr ar 0117 906 1699 neu anfonwch e-bost at hello@hft.org.uk a byddan nhw’n fwy na bodlon ad-dalu’r taliad ichi.
Ar ein gwefan, mae ffurflen sy’n fodd i bobl ddatgan eu diddordeb mewn ymaelodi gyda Hft.
Unwaith ichi gwblhau’r ffurflen Ymholiadau Aelodaeth, byddwn yn gofyn ichi gyflwyno eich teitl, enw, rhif ffôn, cyfeiriad e-bost a chyfeiriad cartref.
Oni bai am y blychau teitl ac enw, sydd eu hangen arnom er mwyn cyfeirio atoch yn briodol yn ein hymateb, mae’r holl flychau manylion eraill yn ddewisol er mwyn ichi benderfynu ar ba ffurf yr hoffech chi inni ymateb ichi.
Byddwn yn defnyddio gwybodaeth gan bobl sy’n cwblhau’r ffurflen Ymholiadau Aelodaeth ar ein gwefan er mwyn inni fedru ymateb i’ch ymholiad yn unig. Yn ystod y broses ymaelodi gyda Hft, byddwn yn gofyn am wybodaeth bellach er mwyn inni fedru eich cofrestru fel aelod a phrosesu eich taliad. Bryd hynny, byddwn yn cynnig mwy o wybodaeth am sut caiff y data ychwanegol hwn ei brosesu.
Os ydych chi’n cwblhau’r broses ymaelodi gyda Hft, bydd Hft yn cadw eich data am gyfnod eich aelodaeth ac un flynedd wedi hynny. Wedi hyn, byddwn yn dinistrio copi caled eich ffurflen aelodaeth yn ddiogel. Byddwn yn cadw gwybodaeth fel eich rhif aelodaeth a’ch dyddiad ymaelodi a dad-gofrestru ar ein cronfa ddata am byth, er mwyn marchnata rhestri ataliadau neu er mwyn inni ymateb i ymholiadau gan gyn-aelodau.
Os, wedi ichi gyflwyno eich ymholiad, rydych yn penderfynu peidio ag ymaelodi byddwn yn cadw eich data am dri mis cyn ei ddinistrio’n ddiogel.
Mae’n bosib y bydd Hft yn rhannu eich gwybodaeth bersonol gyda mudiadau trydydd parti yn y ffyrdd canlynol:
Byddwn ond yn rhannu’r wybodaeth angenrheidiol gyda’r cwmnïau hyn er mwyn iddyn nhw fedru cynnig y gwasanaeth perthnasol. Byddwn yn gofalu caiff eich data ei drin gyda’r un gofal â phe baen ni’n ei thrin ein hunain. Byddwn hefyd yn gofalu caiff y data ei ddileu gan gwmnïau unwaith y byddan nhw wedi cynnig y gwasanaeth perthnasol.
Mae sawl hawl gennych chi ynghlwm â chyfraith Gwarchod Data cyfredol Prydain.
Ymysg yr hawliau hyn mae’r hawl i ofyn am gopi o’r wybodaeth bersonol sydd gennym ni amdanoch chi a’r hawl i gywiro unrhyw gamgymeriadau. Byddwn yn gofyn ichi gadarnhau pwy ydych chi cyn y byddwn yn datgelu unrhyw wybodaeth bersonol. Mae’n bosib hefyd y byddwch yn gofyn inni ddileu data sydd gennym ni amdanoch chi.
Anfonwch unrhyw geisiadau at y Rheolwr Gwarchod Data yn Hft, 5/6 Brook Office Park, Folly Brook Road, Emersons Green, Bristol, BS16 7FL.
Mae dolenni i wefannau mudiadau trydydd parti ar wefan Hft sydd ddim yn berthnasol i’r Datganiad Preifatrwydd hwn. Bydd gan y gwefannau hyn eu Datganiadau Preifatrwydd eu hunain ac rydym yn eich annog chi i’w darllen.
Mae cwcis ar ein gwefan er mwyn gofalu ein bod yn cynnig profiad boddhaol i’r rheiny sy’n ymweld â’n gwefan. Mae cwci yn rhan o wybodaeth gaiff ei gadw ar yrrwr caled eich cyfrifiadur sy’n cofnodi sut rydych yn defnyddio gwefan. Mae cwcis yn fodd i weithredwyr gwefannau gasglu gwybodaeth ddefnyddiol gallan nhw ei ddefnyddio er mwyn gwella’r wefan a phrofiad y defnyddwyr.
Dydy gwefan Hft ddim yn casglu na chadw gwybodaeth bersonol gan gwcis. Yn lle hynny, ydym yn defnyddio cwcis ar gyfer y canlynol: –
Mae rhai o’r cwcis hyn yn hanfodol er mwyn gofalu bod rhannau penodol o’n gwefan yn gweithredu fel y disgwyl. Mae rhai o’r cwcis eraill yn ddianghenraid ond maen nhw’n ein helpu i weld beth sy’n gweithredu’n effeithiol ac yn aneffeithiol sy’n help inni ei wella’n barhaus.
Pan fyddwch yn ymweld â’n gwefan am y tro cyntaf, bydd baner yn ymddangos yn gofyn ichi gadarnhau eich dewisiadau o ran cwcis. Bydd yn gyfle ichi bryd hynny i dderbyn yr holl gwcis neu ddiffodd y rheiny fuasai’n well gennych chi beidio eu derbyn. Sylwch os byddwch yn dewis peidio â derbyn yr holl gwcis, bydd angen ichi osod cwci yn eich porwr i ‘gofio’ y dewis hwn fel na fyddwn yn gofyn ichi droeon wrth ichi bori’r wefan.
Fel arall, os na hoffwch chi lawr lwytho cwcis i’ch cyfrifiadur/dyfais, gallwch eu hanalluogi drwy addasu’r gosodiadau ar eich porwr. Sylwch, mae’n bosib y bydd dileu neu analluogi’r holl gwcis yn amharu ar rannau penodol o’n gwefan.
Sylwch hefyd mae’n bosib y bydd diffodd yr holl gwcis yn golygu na fydd rhannau penodol o’r wefan yn gweithredu’n effeithiol.
Mae’r tabl isod yn cynnig mwy o wybodaeth ynghylch yr amrywiaeth o gwcis ar waith ar hyd gwefan Hft.
Lawr lwytho gwybodaeth am gwcis ar wefan Hft
Mae’n bosib y byddwn yn diweddaru’r Polisi Preifatrwydd o bryd i’w gilydd. Gofalwch eich bod yn gwirio’r Polisi Preifatrwydd yn rheolaidd i weld y diweddaraf.
Last updated: 9 May 2019
HF Trust Limited (Hft) is committed to ensuring that your personal information is used properly and is kept securely. This Privacy Policy explains how we will collect and use your personal information.
We have aimed to be open and transparent about our processes throughout this policy, but if you would like further clarification on any aspect of the information that follows, please do get in touch.
Any personal information that you provide via this website is controlled by Hft. HF Trust Ltd (Hft) is registered as a data controller with the Information Commissioner under reference Z5498583.
Hft is a company registered in England and Wales with company number 734984. Our registered office is at 5/6 Brooke Office Park, Folly Brook Road, Emersons Green, Bristol, BS16 7FL.
If you have any queries about the information we hold about you, please contact our Data Protection Manager at the address above or by email at dataprotection@hft.org.uk.
Hft’s website is built using WordPress, and hosted on servers located in the UK. The site has an SSL (Secure Sockets Layer) security certificate that helps ensure that information transferred between our website and the device you are using to access it is first encrypted to make it difficult for unauthorised people to view that information.
We use an external agency named Equimedia for website development, support and hosting. Equimedia do not have access to any personal data submitted via our website.
Our website search is powered by a popular plug-in named Relevanssi. Search queries are kept anonymously for 30 days to allow us to improve people’s ability to find content on our site. The IP addresses of people who use our search function are not collected.
When you visit our website, register as a job applicant, or complete any forms on our website, you may be asked to provide information about yourself.
You may also provide personal information to us when you contact us by email, telephone or letter. When you provide personal information to us, we will treat that information in accordance with this Privacy Policy.
Data transferred from you to us via the various forms on our website is protected by our SSL security certificate which first encrypts any data transmitted to reduce the likelihood of interception by a third party. We use a WordPress plugin named Gravityforms for our forms functionality, which has been configured not to save entries to a database on submission, avoiding any unnecessary data-saving duplication. Form data is not made available to Gravityforms.com.
Unless you use an encrypted email system, information sent to us via email may not be protected in transit. We cannot accept any responsibility for data lost while being transferred via insecure email.
We will use personal information provided by you or gathered by Hft through use of this website for the following purposes:
You can use the Contact us page on our website to contact us for any reason. The form in use on the page provides the option for you to supply your name, a contact telephone number, an email address and your location. We ask for these details in order to allow you to provide us with a preferred method of response, though none of these details are required to submit the form.
Alternatively, you can also contact us with general enquiries via telephone, mail, or by email.
When you contact Hft, your enquiry – including any personal data you provide – will be passed to whichever department is best placed to help with your enquiry. For example, enquiries regarding job applications will be forwarded to our recruitment team for response, while enquiries relating to donations will be passed to our Fundraising department. This data will be kept and used only by Hft for the purposes of answering your enquiry. A record will be kept detailing what your enquiry is about, along with your contact details.
Your personal information will be held for a period of two years from when we first received your enquiry. If at this point our response to your enquiry has led to no further ongoing relationship with Hft, your data will be securely destroyed.
If, during our correspondence with you, an ongoing relationship is established, at this point we will provide further information about any personal information we will need to process, and the length of time for which it will be kept.
All data will be kept securely within the UK throughout this period.
You can make a complaint by completing our online form, by phone, letter, or in person to any member of staff.
You can make an anonymous complaint and we will record and review this in the same way as any other complaint, ie we will identify if mistakes have been made and make changes where necessary. But we will not be able to let you know what we have done. Please note, making your complaint anonymously will also mean we have no way of seeking further background information from you that could help us in resolving your complaint.
We will record what your complaint is about and your contact details and acknowledge your complaint within five working days. This information will be held on our Complaints and Compliments system with access limited to Hft staff who are relevant to your complaint.
If we pass your complaint to another agency or organisation (because we are required by law or contract to do this) we will let you know. We will give you as much information as we can about who will be handling your complaint in the other agency or organisation.
We will tell you who will review and respond to your complaint and their contact details and the date that they will respond to you by. This should be within 28 days from the date of your complaint.
Your personal information will be held in a secure environment for a period of seven years, unless either you are a person we support, or your complaint is about a person we support, in which case the information will be held for the duration of your/the person’s support by Hft, plus eight years (Health & Social Care Act 2008 (Regulated Activities) Regulations 2014 (Part 3).
Hft is the data controller for the information you provide during the process. If you have any queries about the process or how we handle your information please contact us at jobs@hft.org.uk.
Data processors are third parties who provide elements of our recruitment service for us. We have contracts in place with our data processors. This means that they cannot do anything with your personal information unless we have instructed them to do it. They will not share your personal information with any organisation apart from us. They will hold it securely and retain it for the period we instruct.
Final recruitment decisions are made by hiring managers and members of our recruitment team. All of the information gathered during the application process is taken into account.
You are able to ask about decisions made about your application by speaking to your contact within our recruitment team or by emailing jobs@hft.org.uk
Your rights include rights which are absolute, and these are to:
Please refer to the recruitment matrix for further details Download the Recruitment Matrix
We operate under the legal basis of legitimate interests to send you post which would include updates about the way your donations have been spent, newsletters, invites to events we think you may be interested in and Christmas catalogues. We also use this basis to perform analysis of our fundraising activity. We will always balance your rights to privacy against our legitimate interests and if there is an imbalance we will not proceed with the processing of your data.
We operate under the legal basis of consent to call you on the phone, to send you emails and text messages. You can withdraw this consent at any time.
We use publicly available information to identify individuals who may be interested in the work of Hft and have the capacity to give a major gift. Sometimes we use third parties to carry out this research for us. We always ensure that those third parties are compliant with data protection and fundraising legislation.
We operate under the legal basis of legitimate interests to carry out this research.
We review any data held after six months and if there is no interest we mark them as inactive on our database and ensure that we do not contact you again. We only keep basic information to ensure that this happens, i.e. your name and address.
We will provide you with our privacy notice and ask for your permission for us to contact you via phone or email and also give you the option to opt out of mail from us, both within one month of first contact. We will tell you where we got your information.
If you choose to make a donation to Hft via our website, the payment will be processed immediately either by Rapidata (if you choose to make a regular donation), or by Worldpay (if you choose to make a one-off donation).
Hft is satisfied that both Rapidata and Worldpay’s own security and data protection measures are compliant with UK data protection law, and this status is reviewed regularly.
During the process of donating to Hft, you will be asked to provide your title, name, address, telephone number, gift aid status, email address and bank account information. These details are required in order to allow our payment processors to process your donation(s), and send you a confirmation email (plus a copy of the direct debit guarantee if you choose to set up a regular payment to Hft). We will also use your address information to send you news and updates about Hft, plus information about Hft Trading Ltd, unless you opt out of receiving information in this way.
Providing your telephone number is optional, but will allow us to contact you about news, updates, and/or information about Hft Trading Ltd, if you opt into receiving communications in this way.
Information provided to us by our donors will only be used for the purpose of processing donations, and providing information through communication channels that have been opted in to. We do not store credit card details, nor do we share the details of our donors with any third parties other than those listed above who are used for payment processing.
If you have made a donation in error please contact our Supporter Care department on 0117 906 1699 or email hello@hft.org.uk and they will be happy to refund this for you.
On our website we provide access to a form that allows people to register their interest in becoming members of Hft.
During completion of our Membership Enquiry form you will be asked to provide your title, name, telephone number, email address, and your postal address.
Other than the title and name fields, which we need in order to properly address you in our response, all other personal information fields are optional to allow you to choose the method by which you would like us to respond.
Information provided to us by people completing the Membership Enquiry form on our website will be used for the sole purpose of allowing us to respond to your enquiry. During the process of becoming a member of Hft we will ask for further information to allow us to fully register you as a member and process your fee payment. At this point we will provide more information about how this additional data will be processed.
If you complete the process of becoming a member of Hft, your personal data will be held by Hft for the duration of your membership, plus one year. After this point, the hard-copy of your membership form will be securely destroyed. We will keep information such as your membership number and dates you were a member on our database indefinitely, for the purpose of marketing suppression lists or to allow us to respond to queries from lapsed members.
If, after submitting your enquiry you choose not to become a member, your data will be held for three months before being securely destroyed.
Hft may share your personal information with third parties in the following ways:
We will only provide those companies with the information they need to deliver the relevant service, and we will make sure that your data is treated with the same level of care as if we were handling it directly ourselves, and deleted by such companies as soon as the relevant service is completed.
Current UK Data Protection law grants you a number of rights.
Among these are the right to request a copy of the personal information that we hold about you and to have any inaccuracies corrected. We will ask for confirmation of identity before we disclose any personal information. You may also request that we delete data that we hold about you.
Please address requests to the Data Protection Manager at Hft, 5/6 Brook Office Park, Folly Brook Road, Emersons Green, Bristol, BS16 7FL.
Hft’s website contains links to third party websites which are not covered by this Privacy Statement. These sites will have their own Privacy Statements, which we encourage you to read.
Our website uses cookies to help us provide a good on-site experience. A cookie is a piece of information held on the hard drive of your computer that records how you use a website. Cookies allow website operators to accumulate useful information which can be used to improve the site and the user experience.
Hft’s website does not capture or store personal information from cookies, rather we use them for things like: –
Some of these cookies are essential in ensuring that certain parts of our website function correctly. Others are nonessential, but do help us understand what’s working, and what’s not working on our website, allowing us to continually improve it.
On visiting our website for the first time, a pop-up banner will ask you to confirm your cookie preferences. At this point, you can choose to accept all cookies, or switch on/off those that you would prefer not to allow. Please note that even if you choose to decline all cookies, we will actually need to set a cookie in your browser to ‘remember’ this choice, so that you aren’t repeatedly asked as you move throughout the site.
Alternatively, if you do not want cookies downloaded onto your computer/device, you can disable them by adjusting the settings on your browser. Please be aware though, that deleting or disabling all cookies may impact on your ability to use certain parts of our website.
Please also note that switching off all cookies may result in certain parts of the site not operating correctly.
The table below provides more information on the various cookies in use across the Hft website.
Download information on cookies in place on Hft’s website
We may update this Privacy Policy from time to time. Please ensure that you check the Privacy Policy regularly for updates.
