Canmoliaethau a Chwynion

Canmoliaethau a Chwynion

Rydym yn ymroi i ymateb i gwynion yn brydlon, yn deg ac yn synhwyrol a byddwn yn atebol i’r person sy’n cyflwyno’r gwyn. Byddwn yn cydnabod unrhyw gamgymeriadau gennym ni, yn eu cywiro pan yn bosib ac yn defnyddio’r profiad i ddysgu a gwella ein gwaith. Mae cyfarwyddiadau ar sut i gyflwyno cwynion isod.

Fel arall, os hoffech chi ein canmol, defnyddiwch y ffurflen isod os gwelwch yn dda gan ddewis yr opsiwn canmoliaeth yn hytrach na ‘cwyn’!

Sut i gyflwyno cwyn:

• Gallwch gyflwyno cwyn drwy gwblhau’r ffurflen isod, drwy ein ffonio, drwy anfon llythyr, neu drwy ddweud wrth unrhyw aelod o staff yn bersonol.
• Os oes angen cefnogaeth arnoch i gyflwyno cwyn, byddwn yn gwneud popeth hyd eithaf ein gallu i wneud hyn neu eich helpu i fanteisio ar gefnogaeth ychwanegol e.e. gwasanaeth eirioli neu wasanaeth dehongli.
• Gallwch gyflwyno cwyn anhysbys a byddwn yn ei gofnodi a’i adolygu fel unrhyw gwyn arall. H.y. byddwn yn cydnabod camgymeriadau ac yn cywiro pethau pan fo angen. Fodd bynnag, ni fydd modd inni eich hysbysu o’n gweithrediadau. Sylwch, bydd cyflwyno eich cwyn yn anhysbys yn golygu na fydd modd inni dderbyn gwybodaeth gefndirol bellach gennych chi a all ein helpu i fynd i’r afael â’ch cwyn.
• Byddwn yn cofnodi eich cwyn a’ch manylion cyswllt yna’n cydnabod eich cwyn ymhen pum diwrnod gwaith. Byddwn yn cadw’r wybodaeth ar ein system Cwynion a Chanmoliaethau. Dim ond staff Hft sy’n berthnasol i’ch cwyn fydd yn medru bwrw golwg ar yr wybodaeth.
• Os byddwn yn cyflwyno eich cwyn i asiantaeth neu fudiad arall (oherwydd bod gofyn inni wneud hyn drwy gyfraith neu gytundeb), fe wnawn ni roi gwybod ichi. Byddwn yn rhannu cymaint o wybodaeth â phosib gyda chi am bwy fydd yn ymdrin â’ch cwyn yn yr asiantaeth neu fudiad arall.
• Byddwn yn rhoi gwybod ichi pwy fydd yn adolygu ac yn ymateb i’ch cwyn. Byddwn hefyd yn rhannu eu manylion cyswllt a’r dyddiad y byddan nhw’n ymateb ichi. Dylai hyn fod ymhen 28 diwrnod o ddyddiad eich cwyn.
• Byddwn yn rhoi gwybod ichi os bydd yn cymryd hirach na 28 diwrnod i ymateb ichi, yn egluro’r rheswm dros hyn ac yn cynnig dyddiad ichi ddisgwyl derbyn ymateb gennym ni.
• Fel ymateb i’ch cwyn, byddwn yn gwneud y canlynol:
  • Disgrifio ein canfyddiadau a chydnabod unrhyw gamgymeriadau. Byddwn hefyd yn rhoi gwybod os bu / os bydd unrhyw newidiadau yn sgil eich cwyn.
  • Byddwn yn rhannu cymaint o wybodaeth â phosib gan ddwyn i ystyriaeth cyfrinachedd a chydymffurfiad gydag ein dyletswyddau cyfreithiol a statudol.
  • Yn gofyn ichi roi gwybod inni os ydych chi’n fodlon gyda’r ymateb.
  • Os nad ydych chi’n fodlon gan eich bod o’r farn nad ydym wedi ymateb yn ddigonol a theg i’ch cwyn, byddwn yn cofnodi hyn ac yn annog adolygiad pellach. Byddwn yn rhoi gwybod ichi pwy fydd yn cynnal adolygiad pellach o’ch cwyn (ymhen pum diwrnod gwaith), ac yn rhannu eu manylion cyswllt a’r dyddiad y byddan nhw’n ymateb ichi. (Byddwn yn gwneud hyn ymhen 28 diwrnod ers y dyddiad ichi roi gwybod inni nad ydych chi’n fodlon gyda’r ymateb gwreiddiol).
• Os, yn dilyn yr ail ymateb, y byddwch yn dal yn anfodlon, byddwn yn cynnig ichi gyfarfod gydag uwch reolwr.
• Pan fyddwn ni wedi mynd i’r afael gyda’ch cwyn yn ddigonol, byddwn yn gofyn am eich barn ynghylch sut bu inni ymateb i’ch cwyn, pa mor hyderus ydych chi ynghylch defnyddio’r weithdrefn cwynion ac am eich syniadau chi ynghylch sut gallwn wella ein hymateb i gwynion. Bydd y Tîm Ansawdd a Gwella yn gweinyddu ac adolygu’r broses hon.

Bydd Tîm Gweithredol Hft (yn rheolaidd) ac Ymddiriedolwyr (yn flynyddol) yn mynd ati i adolygu cwynion, y deilliannau a’r gwersi dilynol ynghyd â’r adborth ynghylch sut bu inni drin y cwynion.

Os ydych chi’n anfodlon gyda sut bu i Hft drin eich cwyn

Os ydych chi’n dal yn anfodlon ynghylch sut cafodd eich cwyn ei drin, gallwch gwyno i’r Awdurdod Lleol sy’n eich ariannu chi neu’r person rydych yn eu cynrychioli.

Neu

Gallwch gysylltu gydag Ombwdsman y Llywodraeth Leol (LGO). Dyma fanylion cyswllt y Tîm Cyngor LGO:

Ffôn: 0300 061 0614

Neges Testun: anfonwch ‘call back’ gyda’ch enw a rhif ffôn symudol at 0762 480 3014

Ysgrifennwch at: Local Government Ombudsman, PO Box 4771, Coventry, CV4 0EH

E-bost: advice@lgo.org.uk

Gwefan: www.lgo.org.uk

Byddwn bob amser yn cydweithio’n llwyr gyda’r asiantaethau hyn.